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Recomendaciones para organizar de forma correcta documentos digitales.

1. Denominación de Carpetas.

Normalizar el nombre de las carpetas Raíz donde alojamos la documentación relacionada con una determinada actividad, puede sernos muy útil.

Se propone utilizar el Cuadro de Clasificación Documental para facilitaros la tarea, de esta manera relacionaremos nuestros documentos electrónicos con los expedientes que se tramitan en soporte papel.

2. Mayor Brevedad posible.

Es aconsejable que la ruta de acceso al documento no sea muy larga. En Windows solo podemos contar con una cadena de 255 caracteres; así: incluir nombre del documento, carpetas y subcarpetas que lo contienen.

Pero en otras aplicaciones el número es menor, por eso es imprescindible hacer todo lo posible para acortar esa ruta de acceso.

3. Caracteres y abreviaturas.

Es muy importante no utilizar artículos o conjunciones o palabras que no aporten información.

Evita utilizar los siguientes caracteres: ¿ / \ : * ” < > [ ] & $ , .
Evita utilizar acentos
Separa las palabras con underscore “_” en lugar de espacios.
Utiliza abreviaturas normalizadas para reducir el número de caracteres. Ojo, si no están normalizadas pueden crear más confusión. 

4. Utilizar nombres descriptivos.

Cuando un documento está dentro de una carpeta con denominación suficientemente clara, tendemos a no repetir esa información en el nombre del documento.

Recuerda que el nombre debe describir claramente el contenido y ser intuitivo para aquéllos que vayan a acceder a él, es indispensable pensar en el acceso a la información del usuario final.

5. Ordenación onomástica.

Cuando el documento deba ser denominado con un nombre propio, o quieras incluir el nombre del autor del documento, escribe su apellido y la inicial de su nombre separados por _. De esta manera, se ordenarán por orden alfabético en tu ordenador.

Ejemplo: Gonzalez_P_Buenas_practicas_e-doc.pdf

6. Ordenación Numérica

Cuando el nombre incluya una enumeración correlativa, para que se ordenen correctamente es imprescindible utilizar los ceros a la izquierda.
Como consecuencia habrá que hacer una estimación previa de los dígitos que vamos a utilizar.

Ejemplo, si vamos a crear entre 10 y 99 documentos, será suficiente una numeración con dos dígitos, pero si superamos esa cantidad, necesitaremos tres, y en ese caso empezaremos a contar como en el siguiente ejemplo:

CCO001

CCO002

7. Utilizar formato estándar para fechas.

Se aconseja utilizar el formato universal AMD (año, mes, día). precedido por un underscore, aunque muchos sistemas operativos conservan la información de la fecha en el propio documento, muchas veces, al moverlos de carpeta o hacer una backup, las fechas pueden cambiar. 

Cuando los documentos nacen digitales y electrónicos, quedan bautizados o renombrados con la fecha de creación del mismo por defecto.

8. Control de versiones.

En Word se puede utilizar el control de versiones si se quiere.
Pero como uso generalizado, para el resto de formatos, se puede optar por añadir, siempre al final del nombre y antes de la extensión del mismo, v01, v02, v03… a cada una de las versiones o borradores que se creen, (con dos dígitos para que los documentos aparezcan después en un orden lógico en el explorador).
Es recomendable hacer una depuración de forma periódica, esto evita que el ordenador se saturé de documentos “Basura” sucede lo mismo que en el soporte papel.

Ejemplo:

Inf_actuaciones_v01.doc
Presupuesto2009_v02.xml

 

Fuente: Archivo General, Universidad de Burgos.

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